为进一步加强研究生档案管理工作，不断提高研究生档案管理工作水平，充分发挥研究生档案在研究生教育、管理与就业工作中的作用，实现研究生档案管理的标准化、规范化和科学化，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》，结合我校研究生教育和管理的实际情况，特制定本办法。

第一章 总 则

第一条 研究生档案是反映研究生个人经历和德、智、体等各方面表现的历史记录，是就业单位了解毕业研究生本人学习、工作、生活和成长情况的真实依据。研究生档案管理主要包括档案收集、档案整理、档案利用和档案转递四个方面的工作。

第二条 研究生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性和规范性原则。研究生处负责按国家计划招收的全日制硕士的档案保存和档案日常管理工作，并接受校领导的指导和检查。

第三条 研究生档案管理人员应认真履行工作职责，做到掌握档案管理法规、熟悉档案管理业务和严守档案管理纪律，不断提高研究生档案管理水平。

第二章 研究生档案材料的收集

第四条 为使研究生档案管理工作进一步适应国家人事管理工作的需要，研究生档案管理部门应不断充实研究生在校期间的档案管理内容。研究生毕业时本人档案中一般应包含以下材料：

1.入学材料：报考攻读硕士学位研究生入学登记表；

2.学习材料：研究生在读期间各学习阶段必修、选修和辅修等各类课程学习成绩登记表；

3.学籍材料：研究生在读期间各学习阶段退学、结业、转学、保留入学资格、休学和复学等学籍变更材料；

4.毕业材料：高校毕业研究生登记表和全国毕业研究生报到证等材料；

5.学位材料：研究生学位申请和学位授予等材料；

6.奖励材料：研究生在读期间获得得各级表彰奖励的材料及其它获奖评审证明材料；

7.处分材料：研究生在读期间违反校规校纪及触犯国家法律等形成的各类警告以上处分材料；

8.组织材料：入党申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报，预备党员转正申请书，党团组织建设上形成的其他材料，参加民主党派的申请书、登记表等材料；

9.体检材料：入学体检表、复查体检表和毕业体检表等材料；

10.出国材料：因公或因私出国（出境）审查表、备案表，在国外（境外）学习、进修情况或鉴定等材料；

11.工作材料：入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）和劳动合同等材料；

12.其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。

第三章 研究生档案材料的归档和移交

第五条 研究生档案及归档材料在校内流转和移交，应按照以下规定进行：

1.研究生处在研究生复试后、寄发录取通知书前，根据研究生新生拟录取名单，向生源所在单位（包括本校应届本科或硕士毕业生所在学院、本校组织人事部门）调档，进行政审。人事关系不转入本校的定向、委托培养研究生的档案，政审完毕后应及时寄回至档案来源单位。

2.研究生入学后，研究生处应认真核查其档案材料是否齐全。如发现档案材料不齐全，应通过研究生招生办，向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上注明。研究生入学资格复查合格后，档案管理部门应及时为研究生建立正式档案。

3.研究生处各部门应当定期将符合本办法第四条规定的正式有效材料移交研究生档案管理部门归档，并办理移交手续。如移交材料不符合归档要求，移交部门应当按档案管理规定重新办理补交。研究生档案管理部门应将接收的研究生档案材料及时登记并归档。

第六条 研究生处各部门提供的各类归档材料应符合以下要求：

1.归档材料应当完整真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。

2.归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写。

3.归档材料应为原件。特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位并加盖公章。

第七条 归档材料移交时，移交方须填写研究生处统一印制的“档案移交登记单”，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。

第四章 研究生档案的转递

第八条 研究生因毕业（结业）、转学、退学、出国或死亡等原因发生学籍变动，应当及时办理档案转递手续。研究生档案在校外转递必须使用研究生处统一印制的专用信封，经严格密封后通过机要邮局寄送、转递，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第九条 毕业研究生的档案转递工作，由研究生档案管理部门按以下规定进行：

1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，由大学生就业指导中心将档案寄送至毕业生报到单位的人事部门。

2.考取外校博士研究生的硕士毕业生，其档案寄送至博士研究生录取院校。

3.在规定的择业期内未就业（本年度内），未报考博士研究生，未申请出国留学而不办理就业手续的，学校将其档案及户籍关系转至其家庭所在地区。

4.毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到。如未收到，毕业生应及时向大学生就业指导中心反映，大学生就业指导中心应认真负责查询毕业生档案转递去向。

第十条 申请自费出国或主动申请退学的研究生，其档案由研究生处征求研究生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。

第十一条 退学或受开除学籍处分的研究生，其档案寄送至研究生家庭所在地。

第十二条 当年未报到入学的研究生新生，其档案转回档案来源单位。

第十三条 因故失踪、死亡的研究生，或因研究生出国等其他原因导致无法转递而滞留的档案，由研究生处统一保管。

第五章 研究生档案的查阅与使用

第十四条 校内外相关部门和个人，确因工作需要查阅研究生档案，应遵守以下规定：

1.校内有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的，须提供所在部门或单位出具的书面申请，经研究生处处长批准后，在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

2.校外有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查阅内容及目的，经研究生处处长批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅档案，并按规定予以登记。

3.档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。

第十五条 研究生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《研究生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，经研究生处处长批准后方可办理借阅手续。

研究生档案借阅时间一般不得超过3天，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。

第十六条 查（借）阅研究生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第十七条 研究生本人不得查阅个人档案。确有极特殊原因需要复制本人相关档案材料的，须由研究生本人提交书面申请，说明需要何种证明材料和使用目的，经研究生处处长批准后，由档案管理人员按规定办理。

第十八条 除应届毕业生外，研究生以本科身份报考公务员或事业单位，在进入政审环节时，研究生处不提供档案查阅、借阅，不提供任何相关政审材料。

第六章 研究生档案的管理和检查

第十九条 研究生档案属于需妥善保管的内部文件。根据档案管理要求收集归档的档案材料，任何人不得随意更改、抽出和销毁。

第二十条 每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内，研究生档案管理部门应定期进行档案检查工作，落实有关毕业生档案转递和新生档案整理并重新建档的各项工作。

第二十一条 凡违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成研究生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，研究生处将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重并构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。

第七章 附 则

第二十二条 本办法适用于大连外国语大学各类全日制硕士研究生的档案管理。

第二十三条 研究生处享有对本办法的最终解释权。

第二十四条 本办法自发布之日起施行。